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          工程項目檔案合同原件操作回收流程

          為規范合同原件的管理工作,確保合同檔案的完整、安全和有效利用,特制定工程項目檔案合同原件操作回收流程。

          一、工程項目檔案合同原件所指的合同原件指由檔案室歸口管理的各類合同的原件。

          二、合同原件管理辦法

          1、由辦公室指定專人負責合同原件的回收存檔工作,以確保合同檔案的完整、完全和使用的嚴格性。

          2、存檔的合同原件需存放在文件柜里,文件柜鑰匙由合同管理人員保管。

          3、合同管理人員接收合同原件進行存檔前,應進行相應的核實工作。核實合同是否有缺頁、漏頁,漏蓋章等,確認完整無誤后進行認真詳細地登記。

          4、合同管理人員每季度至少對存檔的合同原件進行一次核查,核查實際存檔的合同原件與臺賬是否一致。

          三、合同存檔范圍

          1、合同原件(包括附件、補充協議(合同)、備忘錄等);

          2、法務部門出具的合同審核單并經項目負責人、分管負責人簽字的審核單原件。

          四、合同原件回收

          1、對方公司已蓋章的合同,印章管理人員用印結束后,直接交給合同管理人進行編號、存檔;

          2、我司先蓋章的合同,對方公司需在一個月內蓋章確認,由經辦人(項目責任人)將合同原件移交合同管理人存檔;

          3、如果有特殊情況不能按時收回原件,項目負責(責任)人以書面形式進行釋明并交合同管理人員,合同管理人員必須及時交總經理或董事長審批,總經理或董事長將根據情況進行催收并適當放寬返還原件的期限,并把詳細的要求批復給合同管理部門,指導其下一步的工作;

          4、一旦出現合同原件遺失無法返還的,要求項目負責(責任)人去甲方處復印并加蓋甲方印章再交合同管理人員作為原件保存;如果確實不能返還的又因特殊情況不能去合同相對方復印蓋章的,項目負責(責任)人必須以書面形式把情況和責任寫清楚交合同管理人員存檔,公司將按《工程項目檔案管理實施細則》對其進行處罰;

          5、逾期未交回的,也無特殊情況書面說明的,合同管理人員必須及時向總經理及董事長申報,由總經理及董事長負責催收;若還是置之不理的,公司將按《工程項目檔案管理實施細則》進行處罰并通知各部門暫停其項目及項目負責人負責的其他項目的一切手續,直至其工作完成;

          6、合同原件回收保存考核率為100%,合同檔案完整考核率為不低于70%。

           

          編號:標管202002號,從2020年9月1日起實施。

           

          上海長浩工程建設集團有限公司


          發布于:2020-10-27
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